Reglement aspirant-leden

REGLEMENT INZAKE DE AANMELDING EN TOELATING VAN ASPIRANT-LEDEN (Reglement als bedoeld in artikel 5 lid 5 van de Statuten)

Dit reglement is vastgesteld bij besluit van de ALV d.d. 16 juni 2014 en treedt in de plaats van alle eerdere reglementen inzake de aanmelding en toelating van aspirant-leden die daarmee komen te vervallen.

1. De vereniging Kiwanis Club Heerlen (‘KCH’) heeft een commissie nieuwe leden (‘de Commissie’) die is belast met het op sterkte brengen en houden van het ledental van KCH en ter begeleiding van aspirant-leden. De Commissie bestaat uit tenminste drie leden, waaronder tenminste één oud-president van KCH, en kiest uit haar midden een voorzitter. De leden van de Commissie blijven maximaal drie jaren in functie en zij worden benoemd door het bestuur van KCH (‘het Bestuur’). De Commissie ziet erop toe dat bij de aanmelding en toelating van aspirant-leden de volgende regels in acht zullen worden genomen.

2. Ieder lid van KCH kan bij de Commissie een aspirant-lid voordragen (‘de Kandidaat’). Daarbij wordt door het betreffende lid de voor een goede beoordeling benodigde informatie gegeven over de Kandidaat. De Kandidaat moet de leeftijd van 21 jaar hebben bereikt en mag niet reeds lid zijn van een andere in NL gevestigde vereniging, welke is aangesloten bij Kiwanis International of van een vereniging van gelijke aard en doelstelling

3. De naam en antecedenten van de Kandidaat worden door het lid per e-mail toegezonden aan de voorzitter van de Commissie, waarbij tevens (kort) worden vermeld de aard en duur van de relatie tussen het lid en de Kandidaat alsmede de reden(en) van de voordracht.

4. De voorzitter van de Commissie schrijft een vergadering van de Commissie uit en brengt de Kandidaat in voor bespreking. De Commissie gaat na of er nog meer relevante informatie over de Kandidaat te verkrijgen is en of er mogelijk zwaarwegende redenen zouden kunnen zijn om de Kandidaat af te wijzen. Indien de Commissie vaststelt dat de voorgedragen Kandidaat een beroep, ambt of functie uitoefent, dat reeds wordt uitgeoefend door een lid van KCH, dan wordt overeenkomstig het bepaalde in artikel 5 lid 2 van de statuten aan het betrokken lid om diens uitdrukkelijke instemming gevraagd.

5. Als de Commissie twijfelt over de Kandidaat, neemt zij contact op met de aanbrenger(s). Zij verzoekt de aanbrenger(s) om nadere informatie op basis waarvan wel een besluit genomen kan worden.Als de Commissie een Kandidaat afwijst deelt zij aan de aanbrenger (s) de reden(en) mee waarom zij de Kandidaat heeft afgewezen. Een afgewezen Kandidaat kan door dezelfde aanbrenger(s) niet meer opnieuw worden voorgedragen.

6. In het geval de Commissie besluit de Kandidaat aan KCH voor te dragen, worden de leden per e-mail door de voorzitter van de Commissie geïnformeerd over de voorgedragen Kandidaat (waar nodig na verkregen uitdrukkelijke instemming als bedoeld in artikel 5 lid 2 van de statuten) onder bijvoeging van de voor de beoordeling relevante gegevens.

7. Ieder lid van KCH heeft het recht van veto ten aanzien van de door de Commissie voorgestelde Kandidaat.Het lid dat gebruik maakt van zijn recht van veto dient binnen een termijn van 14 dagen vanaf de datum van ontvangst van de in artikel 6 van dit reglement bedoelde e-mail zijn bezwaren — al dan niet gemotiveerd —per e-mail kenbaar te maken bij de voorzitter van de Commissie. Indien er binnen die termijn van 1 of meer leden bezwaren zijn ontvangen, informeert de voorzitter van de Commissie de leden per e-mail (zonder naam van de bezwaarmaker(s) respectievelijk de aard van de bezwaren bekend te maken) en eindigt daarmee de procedure van aanmelding en toelating.

8. De Kandidaat wordt in dat geval door tenminste twee leden van de Commissie bezocht. Zij overhandigen aan de Kandidaat een introductiepakket (met o.a. een ledenlijst, een folder over Kiwanis en informatie over KCH en over de aan het lidmaatschap verbonden financiële verplichtingen). Hierover wordt door de Commissie per e-mail rapport uitgebracht aan de president van KCH voorzien van een advies. Is het advies negatief dan eindigt daarmee de procedure van aanmelding en toelating. Is het advies positief, dan nodigt de secretaris van KCH de Kandidaat per e-mail en onder bijvoeging van dit reglement uit tot het bijwonen van drie bijeenkomsten van KCH waarvan tenminste twee bijeenkomsten reguliere ALV’s moeten zijn, waarin de Kandidaat de gelegenheid krijgt zich verder voor te stellen en nader kennis te maken met de leden.

9. Enkel in het geval van zwaarwegend bezwaar kunnen de leden van KCH tot en met de tweede bijeenkomst die de Kandidaat heeft bijgewoond dit zwaarwegend bezwaar aan de voorzitter van de Commissie kenbaar maken. Onder zwaarwegend bezwaar wordt slechts verstaan een bezwaar dat voor het betreffende lid reden is zijn lidmaatschap te beëindigen in het geval de Kandidaat lid zou worden van KHC. Indien dit geval zich voordoet wordt de president van KCH onverwijld door de voorzitter van de Commissie geïnformeerd. Indien er binnen die termijn door de voorzitter van de Commissie geen bezwaren zijn ontvangen, wordt de procedure van aanmelding en toelating Voortgezet. Het bestuur van KCH overweegt of er goede gronden zijn de toelatingsprocedure al dan niet alsnog te beëindigen. In het geval het bestuur tot de conclusie komt dat die goede gronden er niet zijn, wordt de toelatingsprocedure voortgezet. Indien het bestuur tot de conclusie komt dat er goede gronden zijn de toelatingsprocedure alsnog te beëindigen, roept zij per omgaande een ALV bij elkaar. De Kandidaat wordt niet opgeroepen. Deze ALV beslist bij gewone meerderheid van stemmen of de toelatingsprocedure al dan niet alsnog wordt beëindigd. In het geval de ALV beslist de toelatingsprocedure alsnog te beëindigen informeert de president van KCH samen met de voorzitter van de Commissie per omgaande de kandidaat.

10. De Kandidaat stelt, indien en zodra hij/zij besluit de procedure van toelating tussentijds te beëindigen, de voorzitter van de Commissie daarvan in kennis. De Kandidaat stelt de voorzitter van de Commissie uiterlijk binnen 14 dagen na het bijwonen van de derde bijeenkomst van KCH, waarvan tenminste twee bijeenkomsten reguliere ALV’s moeten zijn, in kennis van zijn/haar besluit om al dan niet als lid te worden toegelaten tot KCH. De leden worden per e-mail door de voorzitter van de Commissie geïnformeerd over dit door de Kandidaat genomen besluit.

11. Indien de Kandidaat besloten heeft lid van KCH te willen worden en het geval dat is omschreven in artikel 9 er niet toe heeft geleid de toelatingsprocedure alsnog te beëindigen, wordt toelating van de Kandidaat door het bestuur geagendeerd voor de eerstvolgende ALV. De installatie van de Kandidaat als lid vind tijdens de eerstvolgende ALV plaats.

12. De Commissie en het lid door wie de Kandidaat is voorgedragen zullen de Kandidaat tijdens de procedure van toelating zo goed mogelijk begeleiden. Dit laatste geldt tevens voor de eerste 3 maanden van het lidmaatschap, indien de Kandidaat als lid wordt toegelaten tot KCH.